Полезные нюансы работы с Excel

·
Полезные нюансы работы с  Excel

Дорогие друзья! Сегодня начинаю новую рубрику на сайте — обзор необходимых программ для разработчика и приемы работы с ними. Софт играет огромную роль для всех, кто так или иначе работает в интернете. Качественно подобранный и правильно настроенный софт может снять значительную часть нагрузки в решении тех или иных задач. Владение пакетными методами обработки в разных программах может полностью или частично избавить от рутинной работы и доверить ее компьютеру.

Думаю, что получится в итоге мини-курс под кодовым названием «Набор необходимых программ разработчика»

В данной рубрике я буду делиться прежде всего своим опытом, теми навыками, которые использую сам в своих ежедневных рабочих процессах.

Начну с такой известной программы как Excel. Кто-то использует Excel, кто-то пользуется программами других разработчиков: Libre Office, Soft Office. Кто-то использует облачные технологии — редакторы от Google, Mail.ru и других разработчиков. Кто-то работает с таблицами на разных устройствах — планшетах, смартфонах. Для удобства я буду в этой статье называть все табличные редакторы  Экселем.

 

Для чего может пригодиться табличный редактор:

1. Для составления списков, особенно тех, которые требуют подсчета значений.

Excel позволяет с помощью быстрой подстановки в таблицу математических формул посчитать сумму, вычислить количество, процент. Сферы применения могут быть следующие:

— список закупок для интернет-магазина

— список расходов и доходов с подведением общего баланса. То есть система финансового планирования. Очень полезная вещь!

— список участников какого-либо мероприятия

— создание прайс-листов для интернет-магазина

— создание таблиц для их последующего копирования\вставки в текст на сайте

— разного рода хелперы для сбора и упорядочивания информации, которую в дальнейшем нужно будет оформлять разными способами — составлять графики, текстовые отчеты.

Фишка — для работы в редакторе используйте горячие клавишы. Это позволит работать быстрее и продуктивнее.

TAB — выход из режима редактирования, переход к следующей ячейке

F2 — переход к редактированию текущей  ячейки

Стрелки — перемещение между ячейками

Еще фишка — для наглядности используйте цветовые выделения. Можно разбить контент таблицы на смысловые группы и выделить их разным цветом

И еще фишка — вы можете закрепить определенную часть таблицы, чтобы она всегда была на своем месте — это удобно для того, чтобы всегда видеть названия колонок или значения первой колонки

2. Обработка данных для быстрого импорта-экспорта в другие системы.

Это могут быть:

— товары для интернет-магазина со всеми необходимыми свойствами и категориями

— выгрузка новостей или другого контента для переноса на другой сайт

Фишка — вы можете сделать экспорт MySql базы из phpmyadmin в Excel-формат для удобной работы с контентом сайта и подготовкой его переноса на другой сайт.

Кроме того, Excel позволяет делать сортировку по столбцам и выборку данных на основе мощной системы фильтров. Вы можете отсортировать все данные в таблице на основе одной или несколько колонок по алфавиту, по слову, по части слова, по пустым ячейкам

3. Для совместной работы удобно использовать облачные технологии.

Я часто создаю таблицы в Google Docs именно потому, что ими удобно делиться с другими. Можно просто сгенерировать публичную ссылку (люди смогут просматривать по ссылке вашу таблицу без возможности редактирования) или дать доступы определенным людям для совместной работы над таблицей (у людей должны быть google-аккаунты)

Таким способом удобно делиться:

1. списками товаров с вашими поставщиками

2. списками задач с вашими помощниками по какому-либо проекту (хотя для ведения совместной работы я лично рекомендую другие сервисы вроде evernote, trello или wunderlist)

3. очень удобно в google таблицах организовать совместную подготовку к какому-нибудь мероприятию. Таблицы поддерживают возможность создание нескольких листов в рамках одного документа. На каждом листе можно выписать различные области задач:

— тайминг мероприятия

— список «кто за что отвечает»

— список расходов

— список продаж билетов

Фишка — с помощью тех же google docs вы можете создать форму регистрации на ваше  мероприятие — добавить нужны поля для заполнения (имя, контакты, количество человек), добавить текстовые примечания, которые выводятся человеку после отправки формы (реквизиты для оплаты билетов, например) — вот вам и простейшая букинг-система. Вставляете форму на свой сайт или в рассылку и готово! А результаты будут попадать как раз в вашу совместную таблицу. После завершения регистрации вы сможете быстро, с помощью формул, подсчитать общее количество участников.

— список необходимого оборудования

и т.д.

4. Для сбора результатов заполнения форм.

Немного об этом было в предыдущем пункте, но вопрос обширнее, чем кажется.

Во-первых, результаты для Google форм автоматически собираются в отдельной таблице.

Во-вторых, многие движки предполагают возможность экспорта результатов заполнения собственных форм в excel. Например, в Битриксе есть такая возможность. Вы (администратор сайта) делаете выгрузку результатов формы в Excel. А дальше с ними уже работает менеджер (например, по продажам), которому не хочется делать отдельный доступ на сайт

В-третьих, существует также возможность интеграции  формы на сайте и таблицы с результатами на удаленном сервисе через api. Например, есть замечательный плагин для создание форм на wordpress-сайте — contact form 7. И у него есть замечательный аддон — Contact Form DB — который позволяет сохранять результаты формы как в локальную базу данных, так и в таблицу, например, в google drive. Это очень удобно!

Поделиться записью:
Агентство Romapad
Агентство Romapad
Работаем с 2009 года. Реализовано более 400 проектов. Слаженная команда профессионалов. Создание и администрирование сайтов. Техническая поддержка. Помощь новичкам.
Подпишитесь на рассылку новостей
Отправляя заявку, вы даете согласие на обработку персональных данных
Комментарии к публикациям
Похожие статьи
Прокрутить вверх
Оставьте Ваши контакты,
и мы с Вами свяжемся

Отправляя заявку, вы даете согласие на
обработку персональных данных
Заявка отправлена!
Ожидайте звонка менеджера.

Nullam quis risus eget urna mollis ornare vel eu leo. Aenean lacinia bibendum nulla sed 

Join our newsletter and get 20% discount
Promotion nulla vitae elit libero a pharetra augue